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# ADR-0003: PII-Retention-Richtlinie
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- **Status:** accepted
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- **Datum:** 2026-10-25
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- **Entscheider:** CEO (A. Leinen), CTO
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- **Betroffene Dokumente:** `docs/architecture/v1.1.md` Abschnitte 8.1, 8.2, 8.4
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## Kontext und Problemstellung
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Der PII-Store (siehe `docs/architecture/v1.1.md` 8.4) hält personenbezogene Daten (Belege, kanonische Reisekostendaten, Query-Ergebnisse mit Namen und Zuordnungen) getrennt vom Evidence Store. Dieser muss zwei Anforderungen gleichzeitig erfüllen:
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1. **DSGVO Art. 17 „Recht auf Löschung"** — Betroffene müssen ihre personenbezogenen Daten löschen lassen können.
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2. **Kryptografischer Nachweis einer unverfälschten Kommunikation während eines sinnvollen Zeitraums** — Attestierungen müssen Nachkontrollen gegen den Originalinhalt erlauben, solange ein berechtigtes Interesse besteht.
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Festzulegen: wie lange halten wir PII-Daten auf, wann wird gelöscht, wie wird eine vorzeitige Löschung ausgeführt, und wie wird die Löschung ihrerseits nachweisbar?
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## Entscheidungsoptionen
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- **Option A — Default-Retention 1 Jahr, mit konfigurierbarer Verkürzung pro Prozess-Typ.** Nach Ablauf automatische Cryptographic Erasure. Betroffene können jederzeit vorzeitige Löschung beantragen.
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- **Option B — Default-Retention 90 Tage** — kürzer, aber möglicherweise zu kurz für realistische Nachprüfungen (Jahresabschluss, interne Audits).
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- **Option C — Default-Retention 3 Jahre** — richtet sich an GoBD-Fristen aus; widerspricht aber der grundsätzlichen Entscheidung „kein rechtssicheres Archiv" (ADR-0001 bzw. `docs/architecture/v1.1.md` 8.1).
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## Entscheidung
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**Option A.**
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Konkrete Regeln:
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### Default-Retention
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- **1 Jahr** ab letzter Workflow-Aktivität (letzte Attestierung, Decision oder Deletion-Anfrage, je nachdem was später ist).
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- Konfigurierbar **pro Prozess-Typ** (`workflow_type.retention_days`) und **pro Senke/Datenquelle** (`sinks.retention_days`, `data_sources.retention_days`), jeweils als Default-Override.
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- Minimum: 30 Tage (unter diesem Wert ist kein Review mehr sinnvoll). Maximum: 2 Jahre (darüber kippt die „kein rechtssicheres Archiv"-Positionierung).
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### Automatische Löschung
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- Cron-Job `pii-retention-sweeper` läuft **täglich 03:30 UTC**.
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- Für jeden Workflow mit `last_activity_at + retention_days < NOW()`:
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1. Alle PII-Objekte des Workflows aus dem S3-Bucket entfernen.
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2. Alle Envelope-Keys im OpenBao Transit vergessen (Cryptographic Erasure).
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3. Eine signierte **PII-Deletion-Attestierung** in den Transparency Log schreiben (`predicateType=https://basicstack.de/attestations/pii_deletion/v1`).
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4. Workflow-Status auf `pii_purged` setzen; der Evidence-Store-Eintrag bleibt bestehen.
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### Vorzeitige Löschung auf Antrag
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- Endpunkt `DELETE /pii/<workflow_id>` am PII-Mediator mit Admin-Auth.
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- Zusätzlich: Endpunkt `DELETE /pii/by-subject/<user_sub>` löscht alle Workflows, in denen der angegebene Benutzer `original_user.sub` ist. Für DSGVO-Antragsabwicklung.
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- Ablauf identisch zur automatischen Löschung (Schritte 1–4 oben).
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### Löschung-vs-Signaturkette
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- Signaturkette im Evidence Store wird **nicht** angerührt.
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- Hashes in Attestierungen bleiben prüfbar; Nachkontrolle gegen den Inhalt ist nach Löschung nicht mehr möglich — das ist der bewusste Trade-off.
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- Verification Service markiert Verifikationsantworten, deren materials-Hashes nicht mehr im PII-Store auflösbar sind, mit `content_check: "pii_purged"` (statt `pii_matched`).
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### PII-Deletion-Attestierung (neue predicate)
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```json
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{
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"_type": "https://in-toto.io/Statement/v1",
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"subject": [
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{ "name": "pii/<workflow_id>", "digest": { "sha256": "<hash of deleted objects manifest>" } }
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],
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"predicateType": "https://basicstack.de/attestations/pii_deletion/v1",
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"predicate": {
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"workflow_id": "WF-...",
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"deletion_reason": "retention_policy_expired" | "subject_erasure_request" | "operator_action",
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"deleted_objects": [ { "pii_store_ref": "pii://...", "content_hash_before_delete": "sha256:..." } ],
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"requested_by": { "iss": "...", "sub": "..." },
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"deleted_at": "YYYY-MM-DDTHH:MM:SSZ",
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"retention_policy_version": "pii-retention-v1"
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}
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}
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```
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Signiert vom PII-Mediator-Adapter (`agent_id = "pii-mediator"`), landet im Transparency Log.
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## Begründung
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- **1 Jahr trifft den Sweet Spot.** Länger als ein interner Audit-Zyklus (meist quartalsweise); kurz genug, dass wir nicht in GoBD-Territorium rutschen; akzeptabel für Betroffene (vgl. gängige SaaS-Retention bei Log-Daten).
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- **Pro-Typ-Konfigurierbarkeit** erlaubt es, z.B. Debugging-Workflows auf 30 Tage und besonders sensible Workflows auf das Minimum zu drücken.
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- **Deletion-Attestierung** schließt die Nachweislücke „zu diesem Workflow waren PII-Daten vorhanden und wurden am X auf Antrag Y gelöscht". Ohne diese Attestierung wäre Löschen und Nichthaben nachträglich nicht unterscheidbar.
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- **Automatische Löschung über Cron**, nicht erst auf Zugriff — damit garantieren wir, dass PII tatsächlich verschwindet und nicht erst durch Zufall irgendwann einmal.
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## Konsequenzen
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### Positive
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- DSGVO-Anfragen können technisch binnen Minuten abgearbeitet werden (vorzeitiger `DELETE`).
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- Datenwachstum im PII-Store ist bounded.
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- Deletion-Nachweis selbst ist kryptografisch (nicht nur Audit-Log).
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### Negative / Trade-offs
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- Fehlbedienung oder Scheduler-Bug kann Daten einen Tag zu früh löschen — Verification-Antworten dieser Workflows werden dann `content_check: "pii_purged"`. Mitigation: Dry-Run-Modus im Sweeper mit Warnung an Operator, bevor der echte Lauf greift.
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- OpenBao-Transit-Key-Vergessen ist unwiderruflich — Backup-Strategie muss sicherstellen, dass vergessene Keys nicht aus einem alten Backup zurückkehren. Siehe Folgearbeit.
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### Folgearbeiten / Open Points
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- Policy für Backup-Rotation: OpenBao-Snapshots dürfen nicht länger als `retention_days + 7` aufgehoben werden, damit vergessene Keys nicht wiederauftauchen.
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- Datenschutz-Dokument (für Benutzer-Information und AV-Vertrag) muss die 1-Jahres-Retention explizit benennen.
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- Monitoring: tägliche Metrik für Anzahl gelöschter Workflows + Alert, wenn Sweeper nicht läuft.
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## Links
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- `docs/architecture/v1.1.md` Abschnitte 8.1, 8.2, 8.4
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- DSGVO Art. 17
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- OpenBao Transit docs (Key Rotation + Delete)
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